Det sista* utkastet till ISO 9004

ISO 9004 är ISO 9001:s förbisedda ”syskon”. Där ISO 9001 är skarp (men ibland otydlig) med vad som krävs (kravstandard) är ISO 9004 vag men många gånger tydligare (vägledningsstandard). När det nu dessutom har dykt upp ett ”mellansyskon” i form av ISO 9002, i vilken det beskrivs hur man ska förstå och tillämpa ISO 9001, varför ska man då läsa ISO 9004?

Ambitionen med ISO 9004 är det inget fel på. Med titeln ”Quality management — Quality of an organization — Guidance to achieve sustained success” så kan det kännas som att man aspirerar att ge alla svar som behövs. Men vad finner man då när man tar sig tid att läsa och HUR ska man läsa den?

Vad innehåller då ISO 9004 …

Med 11 kapitel kan man misstänka att den skulle ha ungefär samma struktur som ISO 9001 (som ju har 10 kapitel) men se det har den inte, och det är bra. Det syskon som i för hög grad tar rygg på ett annat syskon kommer i bästa fall att bli ett bra komplement (som ISO 9002) men i värsta fall en blek kopia.

Läser man kapitel 4 till 10 så följer man i princip den resa en organisation bör göra när man ifrågasätter och återuppfinner sig själv för att sedan utarbeta en plan (strategi) för hur man ska möta framtiden. Innehållet är som i alla (bra) standarder koncentrerat och utan allt för mycket utvikningar, med några få undantag.

Inget av innehållet är revolutionerande, vilket man knappast kan vänta sig av en text framtagen i ett arbete där konsensus är en nästan helig princip. Genom att läsa en fyra fem bra läroböcker på området har man nog läst det ”stoff” standarden innehåller.

Modell för självutvärdering

Eftersom de flesta, både personer och organisationer, är mer intresserade av sig själv än allmänt hållna goda råd, så är det bra att de goda råden finns omvandlade till en modell för självutvärdering.

Modellen finns i Annex A och sträcker sig från nivån ”under” vad som krävs av ISO 9001 till ”bäst i klassen”. Jag uppfattar att nivå 3 är ungefär det som krävs i ISO 9001.

Men modellen är rätt mastig och den kräver, enligt min mening, både ödmjukhet från ledningen och ett fast handlag från en utomstående, för att vara möjlig att använda. Dessutom bör man göra den i små steg.

Ska man då ta sig tid att läsa standarden?

Mitt svar på den frågan är JA, om man arbetar med verksamhetsutveckling. Det är ett referensverk och det största värdet är att den är ett koncentrerat av vad som är viktigt och kopplar ihop olika angreppssätt och metoder för styrning och ledning (t ex mål och flödestänkande).

Även studenter som i framtiden aspirerar på ledande positioner och ”juniorkonsulter” inom management bör ta sig tid att läsa den.

När det gäller ledningspersoner i allmänhet tror jag det är mer värdefullt och effektivt att de istället genomför en mognadsbedömning såsom beskrivs ovan.

Bäst och Pest

Mitt favoritavsnitt finns i 11.2 – Improvement och lyder (enligt min kanske något överentusiastiska översättning):

Organisationen bör se till att ett aktivt och vida spritt förbättringsarbete etableras och därmed blir en del av organisationens identitet genom att:

1.  ge människor möjlighet att delta i och bidra till ett framgångsrikt förbättringsarbete;
2.  tillhandahålla nödvändiga resurser för ett levande förbättringsarbete,
3.  införa system för erkännande av förbättringar och förbättringsarbete.
4.  införa system för att ge erkännande när man förbättrat ”förbättringsprocessens” effektivitet.
5.  säkerställa att organisationens visioner påverkar inriktningen på förbättringsarbetet och att personer ur högsta ledningen finns tillgängliga som bollplank och möjliggörare i förbättringsarbetet.

Ovanstående är också ett exempel på där ISO 9004 är mycket tydligare och ger betydligt mer ledning än ISO 9001. Men som tidigare sagt, de har ju olika syften.Pest då? Att kalla avsnitt 9.3 – Organizational knowledge för pest vill jag nog inte göra, men tyvärr så tycker jag att det avsnittet inte ger någon användbar ledning. Det hade suttit fint men någon sorts angreppssätt.

… och hur man ska läsa ISO 9004

Tre tips till dig som tänker läsa ISO 9004:

Läs inledningen

• Ta dig tid att läsa inledningen så du vet vad kommer möta

Läs kapitel 4 till 11 parallellt med Annex A – Självutvärderingsmodellen

• Texten i kapitlen ger det generella och utvärderingsfrågorna gör det, förhoppningsvis mer konkret.

Dela upp läsandet i små steg

• Att läsa allt på en gång utan att reflektera är som försöka äta rejält av allt på julbordet och tro att man ska må bra efteråt. Läs därför en bit i taget. Ett kapitel åt gången kan vara lagom och försök reflektera över den egna organisationen.

Sista* utkastet

Vad menar jag då med “sista utkastet”. När man utvecklar standarder så skickas den i princip färdiga utgåvan ut på en sista omröstning. Denna sista utgåva benämns ”Final Draft International Standard” och är daterad den 27/12. Senast den 21/2 ska alla länder röstat. Min gissning är att standarden sen publiceras och finns till försäljning hos SIS i april eller maj.

# # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # #

Lennart Gidlöf

Jag som skrivit den här artikeln är en del av Sustema AB och verkar som föredragshållare, utbildare och konsult. Mitt fokus ligger på förbättringsarbete genom ledningssystem baserade på ISO 9001, Svensk Kvalitetsbas med flera. Kontakta gärna mig om du har frågor eller funderingar om effektiva ledningssystem för kvalitet, miljö och arbetsmiljö.